Dans un contexte de pression budgétaire, la gestion optimisée des emplois et compétences au sein des collectivités est devenue un enjeu prioritaire. Précurseur en la matière, l’agglomération d’Agen s’apprête à mettre en production le module Evaluation de la solution Gfi4RH pour les 900 agents de la commune.

Maîtriser la masse salariale, conserver les compétences, notamment face aux départs en retraite, pouvoir quantifier la proximité pour, au final, améliorer les services publics tout en en maîtrisant les coûts humains, tel est l’enjeu de nombre de collectivités aujourd’hui plongées dans un contexte de contraction budgétaire. Regroupant 31 municipalités et quelque 100 000 habitants, la commune Ville-Agglomération d’Agen n’échappe pas à la règle. « La réduction des dotations d’État initiée depuis plusieurs années nous a incités à être précurseur. Nous avons commencé à nous intéresser à la problématique dès 2013 », se souvient Yannick Pariel, chef du service Recrutement Formation et Evaluation au sein de la DRH de l’agglomération Agenoise.

Aux yeux de la direction administrative de la commune, la réduction budgétaire doit être compensée en productivité sur la masse salariale « qui représente la grosse partie des dépenses fonctionnelles ». Autrement dit, rendre plus performants les services, donc les agents. C’est dans cette optique que l’administration de l’agglomération d’Agen adopte Gfi4RH. Le logiciel de gestion des ressources humaines de Gfi « fait partie des outils nécessaires pour être plus performant, effectuer les mêmes missions mais plus rapidement, ce qui nous permettra de dégager du temps consacré à d’autres missions », souligne le responsable.

900 agents communaux concernés par le module GPEC Evaluation

Pour l’heure, l’intérêt de la commune se concentre sur le module GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) de la solution appelée à remplacer Astre RH. Avec une intégration par étapes : en cours de tests grandeur nature, le module Evaluation sera mis en production dès septembre prochain pour l’ensemble des 930 agents de l’agglomération qui couvrent plus de 150 métiers. Les modules Formation et Recrutement suivront en novembre prochain et début 2020 respectivement.

Yannick Pariel se dit « optimiste » sur la capacité du logiciel à rentabiliser « très rapidement » les investissements. Mais cette confiance n’a pas toujours été au rendez-vous. La communauté agenoise avait rencontré des difficultés sur sa solution de GPEC précédente. « Elle était compliquée à absorber car pas très malléable et mal adaptée à notre process d’évaluation GPEC », se souvient le responsable. En cours d’intégration depuis février 2019, la nouvelle version de la solution RH a levé les craintes précédentes. « Nous avons été rassurés très rapidement avec un nouveau produit plus rapide et plus simple d’utilisation qui comble les bugs et les manipulations compliquées de Astre RH », assure le client.

Une solution adaptée à la réalité du terrain

Pour obtenir un logiciel répondant au plus près des besoins de la collectivité, l’agglomération a accepté d’être partenaire du développement. « Le fait d’être pilote nous a permis d’accéder à des requêtes qu’on n’aurait peut-être pas eues si on avait attendu que Gfi4RH soit développé avec une autre collectivité. Ce n’est pas du sur-mesure à 100% mais c’est très adapté à notre collectivité », assure Yannick Pariel. Responsable du développement des produits Gfi4RH et Portail Agent chez Gfi, André Morassut confirme : « Le résultat aurait été différent si cela n’avait pas été un pilote. Travailler avec Agen nous a permis d’intégrer des idées qui profiterons à tous nos clients. »

Par ailleurs, au-delà des aspects économiques du partenariat, le fait d’être site pilote s’inscrit dans la volonté de l’agglomération agenoise de rester précurseur. « Nous savons très bien que Astre RH va s’éteindre au profit de Gfi4RH pour la totalité des modules. Donc, autant s’y convertir en premier et profiter d’être pilote pour avoir un produit plus personnalisé. »

Disponibilité totale de Gfi

Le responsable du service Recrutement Formation et Evaluation loue particulièrement « la disponibilité totale » de Gfi lors de la phase de déploiement. « Nous avions accès aux services production d’André Morassut dont l’arrivée a permis d’établir un comité de pilotage. C’est vers lui qu’on se tournait lorsque nous étions confrontés à une problématique. Ensuite on s’est adressé directement aux interlocuteurs techniques et commerciaux concernés. Ne plus avoir d’intermédiaire avec le service production était nouveau par rapport à Astre RH où  nous n’étions pas pilote, ce qui générait plus de complexité et d’attente. La proximité est très appréciable. »

Fort de cette expérience de premier utilisateur de Gfi4RH, Yannick Pariel est devenu ambassadeur de la solution malgré lui. « Je suis souvent sollicité par des conseils départementaux qui me contactent pour savoir comment ça se passe avec Gfi », témoigne-t-il. Et d’assurer que « pour l’instant, force est de constater qu’on ne s’est pas trompé ».

Mots clésLogicielSecteur public

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